Суб’єкти господарювання, які здійснюють розрахункові операції в готівковій або в безготівковій формі при продажу товарів (наданні послуг) у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг, а також операції з приймання готівки для подальшого її переказу зобов’язані у разі виявлення несправностей реєстратора розрахункових операцій (далі – РРО), письмово або засобами телекомунікацій в довільній формі повідомити центр сервісного обслуговування, а також протягом двох робочих днів після дня виявлення несправностей чи пошкодження письмово або засобами телекомунікацій в довільній формі повідомити про це контролюючий орган, у якому суб’єкт господарювання зареєстрований платником податків.
У разі виявлення несправностей програмного РРО (далі – ПРРО) протягом дня, в якому виявлено несправність, суб’єкти господарювання зобов’язані повідомити про це контролюючий орган, виробника ПРРО та центр сервісного обслуговування (за наявності) засобами телекомунікацій за формою, встановленою центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну фінансову політику (абзац другий п. 16 ст. 3 Закону України від 06 липня 1995 року № 265/95-ВР «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» із змінами та доповненнями.
Також, згідно з п. 12 розд. ІІ Порядку реєстрації, ведення реєстру та застосування програмних реєстраторів розрахункових операцій, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 23.06.2020 № 317 (далі – Порядок № 317), у разі виявлення несправностей ПРРО або його викрадення чи компрометації особистого ключа суб’єкт господарювання зобов’язаний протягом дня, в якому виявлено несправність, засобами Електронного кабінету або засобами телекомунікацій направити до контролюючого органу, виробника ПРРО та центру сервісного обслуговування (за наявності) Повідомлення про виявлення несправностей програмного реєстратора розрахункових операцій за формою № 2-ПРРО (додаток 2 до Порядку № 317).
У разі проведення розрахункових операцій у період відсутності зв’язку між програмним реєстратором розрахункових операцій та фіскальним сервером контролюючого органу протягом години після відновлення такого зв’язку суб’єкти господарювання зобов’язані повідомити контролюючий орган засобами телекомунікацій про час і дату початку та завершення проведення розрахункових операцій у цей період за формою, встановленою центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну фінансову політику та зазначати у розрахунковому документі про проведення розрахункової операції у режимі офлайн.