Про аккаунт Gmail чув багато хто, і у більшості він все-таки є. А ось про G Suite відомо вже куди менше – ті, хто користується даними пакетом в ході своєї діяльності, зовсім мало. Це, зрозуміло, якщо здійснювати порівняння з безліччю безкоштовних акаунтів. Але все ж Google Workspace (ето його «свіженьке» назву G Suite) – це цікаве рішення, істотно спрощує командну роботу. Для чого воно використовується, в якій сфері і чому деяким бажано зробити вибір на його користь? На всі ці питання ми постараємося відповісти на цій статті – в тому числі і як купити Google Workspace і як його отримати абсолютно безкоштовно.
особливості сервісу
Основні програми в платній версії такі ж, як і надані для не потребують оплати акаунтів. Присутній і варіанти Gmail в форматі таблиць і слайдів, призначені для офісу, а також Диск, Календар, Chat і Meet. Принципові відмінності інші – можливості сервісу, якщо говорити про нього в цілому, значно ширший, ніж у версій, які здавалися без вимоги оплати.
Пошта
Основне і, треба сказати, найбільш популярний додаток – це Gmail. Корпоративна пошта є обов’язковим і вкрай важливим інструментом для роботи. І тут простежується основна відмінність безкоштовної версії – неможливість створювати корпоративні поштові адреси.
В результаті неоплачувану поштову скриньку буде виглядати як …@gmail.com, а платна версія придбає формат ivanov@site.name/
І це все та ж пошта Gmail. На домені можна створити іменну пошту будь-якого співробітника – і, само собою, це відбивається на іміджі компанії: подібні адреси виглядають куди цікавіше.
Диск
Інформація, що зберігається в «хмарі» – це зовсім не новина. Дана технологія настільки зручна, що багато хто звик до неї і зробили стилем життя. Функції Google Workspace в цьому випадку такі ж, що і при використанні безкоштовної версії. Але ось обсяги диска розрізняються. Якщо обліковий запис, який не потребує оплати – це 15 Гб, то Workspace надає 30 Гб на кожного користувача.
Крім сховища для індивідуальних цілей присутній і диск, що дозволяє обмінюватися файлами з іншими членами команди. Розміщення тут документи доступні всім колегам. Тепер формувати посилання доступу і розсилати їх поштою – це абсолютно зайве.
Календар
Присутній єдиний календар для всіх членів команди – це зручно. Крім цього, всі присутні додатки пов’язуються між собою. Календар вкрай корисний – можна створювати події, запрошувати на них членів команди і планувати ті чи інші заходи.
І все це не має на увазі створення додаткових спільних календарів із запрошенням туди користувачів (так це може працювати в неоплачуваній версії).
документи
Це не просто додатки, а комбінація чотирьох комфортних у використанні сервісів. Тут присутні Слайди, Форми, Документи і таблиці. Звичайно, найбільш використовуваним компонентом стають Документи. І в цьому випадку створювати документи і редагувати їх разом з однодумцями – заняття вельми приємне.
Вносити зміни в документ може кожен з колективу в складі до сотні користувачів. При цьому будь-яка з поправок стане очевидна іншим в режимі онлайн. І ще одна особливість – можна до нескінченності скасовувати внесені зміни, вже зробивши їх. Тобто скасування підлягають не дві-три останні версії – повернути можна практично все.
управління сервісом
І ось тут мають місце суттєві відмінності – точніше, вводяться принципово інші елементи адміністрування. І в першу чергу мова йде про варіанти управління сервісами.
Адміністратор може керувати максимумом налаштувань з консолі. Тут видно статистика, звітність і все підключаються домени. Особливо цікавим моментом є розділ Users. Людина звільняється? Адміністратор може просто зайти у відповідний розділ і видалити обліковий запис колеги.
Покинувши своє місце роботи, співробітник втрачає доступ до сервісів організації. Якщо робота б здійснювалася загальноприйнятими безкоштовними акаунтами Gmail необхідно було б вручну видаляти всі доступи колишнього співробітника з груп і сервісів, в яких від складався. І в цьому випадку питання, перш за все, про безпеку.
Адміністратору доступна вся статистика:
число створених слайдів, таблиць і документів;
обсяг листування в електронній пошті;
використання (чи ні) двухфакторной ідентифікації.
У ситуації, коли співробітник позбувся смартфона, який був за фактом корпоративним пристроєм), адміністратор просо видалить телефон зі списку – цим самим буде гарантована безпека інформації. Можна також відстежити місце розташування телефону – в будь-якому випадку, це стане в нагоді.
резюме
Якщо колектив використовує хмарні рішення Google, то Google Workspace доведеться дуже до речі – і, перш за все, для некомерційних організацій. Присутній і можливість роботи з сервером абсолютно безкоштовно – і вже користувач вирішує, потрібно йому це чи все-таки немає.