Про аккаунт Gmail наслышаны многие, и у большинства он все-таки есть. А вот про G Suite известно уже куда меньше – те, кто пользуется данным пакетом в ходе своей деятельности, вовсе мало. Это, разумеется, если осуществлять сравнение с бесчисленным множеством бесплатных аккаунтов. Но все же Google Workspace (ето его «свеженькое» название G Suite) – это интересное решение, существенно упрощающее командную работу. Для чего оно используется, в какой сфере и почему некоторым желательно сделать выбор в его пользу? На все эти вопросы мы постараемся ответить на этой статье – в том числе и как купить Google Workspace и как его получить совершенно бесплатно.
Особенности сервиса
Основные приложения в платной версии такие же, как и предоставляемые для не требующих оплаты аккаунтов. Присутствует и варианты Gmail в формате таблиц и слайдов, предназначенные для офиса, а также Диск, Календарь, Chat и Meet. Принципиальные отличия иные – возможности сервиса, если говорить о нем в целом, куда шире, чем у версий, представляющихся без требования оплаты.
Почта
Основное и, надо сказать, наиболее популярное приложение – это Gmail. Корпоративная почта является обязательным и крайне важным инструментом для работы. И здесь прослеживается основное отличие бесплатной версии – невозможность создавать корпоративные почтовые адреса.
В результате неоплачиваемый почтовый ящик будет выглядеть как …@gmail.com, а платная версия приобретет формат ivanov@site.name/
И это все та же почта Gmail. На домене можно создать именную почту любому сотруднику – и, само собой, это отражается на имидже компании: подобные адреса выглядят куда интереснее.
Диск
Информация, хранящаяся в «облаке» — это вовсе не новость. Данная технология настолько удобна, что многие привыкли к ней и сделали стилем жизни. Функции Google Workspace в этом случае такие же, что и при использовании бесплатной версии. Но вот объемы диска различаются. Если аккаунт, не требующий оплаты – это 15 Гб, то Workspace предоставляет 30 Гб на каждого пользователя.
Помимо хранилища для индивидуальных целей присутствует и диск, позволяющий обмениваться файлами с другими членами команды. Размещенные здесь документы доступны всем коллегам. Теперь формировать ссылки доступа и рассылать их по почте – это совершенно лишнее.
Календарь
Присутствует единый календарь для всех членов команды – это удобно. Помимо этого, все присутствующие приложения связываются между собой. Календарь крайне полезен – можно создавать события, приглашать на них членов команды и планировать те или иные мероприятия.
И все это не подразумевает создания дополнительных общих календарей с приглашением туда пользователей (так это может работать в неоплачиваемой версии).
Документы
Это не просто приложения, а комбинация четырех комфортных в использовании сервисов. Здесь присутствуют Слайды, Формы, Документы и Таблицы. Конечно, самым используемым компонентом становятся Документы. И в этом случае создавать документы и редактировать их вместе с единомышленниками – занятие весьма приятное.
Вносить изменения в документ может каждый из коллектива в составе до сотни пользователей. При этом любая из поправок станет очевидна остальным в режиме онлайн. И еще одна особенность – можно до бесконечности отменять внесенные изменения, уже сделав их. То есть отмене подлежат не две-три последние версии – вернуть можно практически все.
Управление сервисом
И вот здесь имеют место существенные отличия – точнее, вводятся принципиально иные элементы администрирования. И в первую очередь речь идет о вариантах управления сервисами.
Администратор может управлять максимумом настроек из консоли. Здесь видны статистика, отчетность и все подключаемые домены. Особо интересным моментом является раздел Users. Человек увольняется? Администратор может просто зайти в соответствующий раздел и удалить учетную запись коллеги.
Покинув свое место работы, сотрудник утрачивает доступ к сервисам организации. Если работа бы осуществлялась общепринятыми бесплатными аккаунтами Gmail необходимо было бы вручную удалять все доступы бывшего сотрудника из групп и сервисов, в которых от состоял. И в этом случае вопрос, прежде всего, о безопасности.
Администратору доступна вся статистика:
- число созданных слайдов, таблиц и документов;
- объем переписки в электронной почте;
- использование (или нет) двухфакторной идентификации.
В ситуации, когда сотрудник лишился смартфона, являвшийся по факту корпоративным устройством), администратор просо удалит телефон из списка – этим самым будет гарантирована безопасность информации. Можно также отследить местоположение телефона – в любом случае, это пригодится.
Резюме
Если коллектив использует облачные решения Google, то Google Workspace придется очень кстати – и, прежде всего, для некоммерческих организаций. Присутствует и возможность работы с сервером совершенно бесплатно – и уже пользователь решает, нужно ему это или все-таки нет.